POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ PRINCIPALE

Date d’entrée en vigueur : février 2026

OBJECTIF ET PORTÉE DE LA POLITIQUE

Workplace Medical Corp. (« WMC ») est un fournisseur national de services de santé au travail, de gestion de l’invalidité, de sécurité au travail et de services connexes en santé de la main-d’œuvre destinés aux organisations à l’échelle du Canada. WMC s’engage à maintenir des normes élevées de confidentialité à l’égard de tous les renseignements qui lui sont confiés, avec une attention particulière aux renseignements sur la santé.

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») affirme l’engagement de WMC à protéger la vie privée de ses clients, des individus et des autres parties prenantes, et décrit les pratiques de WMC en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation et de protection des Renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) dans le cadre de la prestation de ses services.

Chez WMC, la protection de la confidentialité et des renseignements personnels et sur la santé est fondamentale dans la façon dont nous conduisons nos affaires. Cet engagement s’applique également aux services offerts en personne et aux services offerts par l’entremise de plateformes numériques, virtuelles ou technologiques. À mesure que les modèles de prestation de services et les technologies ont évolué, WMC a étendu ses pratiques en matière de confidentialité et de sécurité pour s’assurer que les interactions effectuées par voie électronique ou en ligne sont soumises aux mêmes normes de diligence, de confidentialité et de protection que celles effectuées par des moyens traditionnels.

Les obligations de WMC en tant que fournisseur de services de santé au travail, de gestion de l’invalidité, de sécurité au travail et de formation professionnelle sont régies, en partie, par la législation fédérale et provinciale applicable, ainsi que par les normes professionnelles et éthiques applicables à ses professionnels de la santé et praticiens en tant que membres de leurs organismes de réglementation et associations professionnelles respectifs (notamment, le cas échéant, l’Association médicale canadienne, le Collège des médecins de famille du Canada et l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario). Les obligations énoncées dans la présente Politique s’appliquent à tous les professionnels, employés, entrepreneurs et agents qui fournissent des services dans le cadre des activités de WMC et de la prestation de services aux clients. D’autres lois applicables et politiques internes régissent la protection des Renseignements personnels relatifs aux partenaires, associés et employés de WMC.

Aux fins de la présente Politique, les « Renseignements démographiques » désignent tout renseignement, autre que les Renseignements sur la santé (tels que définis ci-dessous), consigné sous quelque forme que ce soit, concernant une personne identifiée ou une personne dont l’identité peut raisonnablement être inférée ou déterminée à partir des renseignements.

La présente Politique ne s’applique pas aux renseignements, consignés sous quelque forme que ce soit, concernant plus d’une personne lorsque l’identité des personnes n’est pas connue et ne peut raisonnablement être inférée à partir des renseignements (les « Renseignements agrégés »). WMC peut utiliser les Renseignements agrégés à des fins commerciales, opérationnelles, analytiques ou de rapport, à condition que cette utilisation soit raisonnable et ne permette pas d’identifier une personne.

Aux fins de la présente Politique, les « Renseignements sur la santé », concernant une personne et consignés sous quelque forme que ce soit, désignent :

• les renseignements concernant la santé physique ou mentale de la personne ;
• les renseignements concernant tout examen médical ou de santé, toute évaluation ou tout service fourni à la personne ;
• les renseignements concernant le don par la personne de toute substance corporelle ou les renseignements dérivés de l’analyse ou de l’examen d’une partie du corps ou d’une substance corporelle de la personne ;
• les renseignements collectés dans le cadre de la prestation de services de santé au travail, de gestion de l’invalidité, de sécurité au travail ou de services connexes à la personne ; ou
• les renseignements collectés accessoirement dans le cadre de la prestation de ces services.

Les Renseignements démographiques et les Renseignements sur la santé sont désignés collectivement dans la présente Politique sous le terme « Renseignements personnels ».

PROTÉGER VOTRE VIE PRIVÉE – NOTRE ENGAGEMENT ENVERS VOUS

Chez Workplace Medical Corp. (« WMC »), la protection de la vie privée est fondamentale dans la façon dont nous offrons nos services et conduisons nos affaires. Notre engagement envers la vie privée signifie que :

• Les Renseignements personnels collectés dans le cadre de la prestation de services aux employeurs et aux individus sont traités de manière confidentielle et avec soin ;
• Les Renseignements personnels ne sont pas vendus ;
• Les individus exercent un contrôle approprié sur la façon dont leurs Renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués, sous réserve des exigences légales et contractuelles applicables ;
• Les individus ont accès à leurs Renseignements personnels détenus par WMC, conformément aux lois applicables ;
• Les individus peuvent demander la correction de Renseignements personnels inexacts ou incomplets ; et
• Les considérations relatives à la vie privée sont respectées dans les communications, les activités de marketing et de développement des affaires de WMC.

WMC s’engage à respecter ou à dépasser les normes de protection de la vie privée établies par la législation fédérale et provinciale applicable en matière de protection de la vie privée et les normes reconnues dans le secteur. Toutes les pratiques de gestion des renseignements sont conçues pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et aux lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée, telles que modifiées de temps à autre.
La LPRPDE et les lois provinciales comparables sont fondées sur les dix principes directeurs suivants en matière de protection de la vie privée :

• Responsabilité
• Détermination des fins
• Consentement
• Limitation de la collecte
• Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
• Exactitude
• Mesures de sécurité
• Transparence
• Accès aux renseignements personnels
• Possibilité de recours

La présente Politique de confidentialité a été élaborée pour refléter et soutenir chacun de ces principes et pour assurer la transparence quant à la façon dont WMC gère les Renseignements personnels dans l’ensemble de ses services, systèmes et activités.

QUELS RENSEIGNEMENTS SONT COLLECTÉS ? POURQUOI WMC COLLECTE-T-ELLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
La disposition de renseignements exacts et à jour permet à Workplace Medical Corp. (« WMC ») d’offrir ses services efficacement, d’effectuer des évaluations et des recommandations appropriées et, le cas échéant, d’informer les individus et les organisations au sujet de services supplémentaires qui pourraient être pertinents ou bénéfiques.

WMC collecte généralement des Renseignements personnels auprès de ses clients et des individus participant à des programmes parrainés par l’employeur. Les Renseignements personnels sont collectés avec la connaissance et le consentement de l’individu, sauf dans les cas autrement permis ou requis par la loi. WMC peut également collecter des renseignements anonymes ou non personnels, tel que décrit ci-dessous.

Les Renseignements personnels désignent des renseignements concernant une personne identifiable et peuvent être de nature factuelle ou subjective.

Avec le consentement approprié, WMC peut collecter des Renseignements personnels lors d’évaluations médicales, au cours d’interactions en personne, par téléphone, par courrier, par l’entremise de plateformes numériques ou virtuelles sécurisées, ou auprès du fournisseur de soins de santé traitant de l’individu ou d’autres tiers autorisés.

Types de Renseignements personnels collectés
Les types de Renseignements personnels que WMC peut collecter et conserver dans le dossier d’un individu comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

a) Renseignements démographiques

• Nom
• Adresse postale
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Lieu de travail
• Profession
• Numéro d’assurance maladie ou de régime d’assurance (lorsque requis pour la prestation de services)

Conformément à la LPRPDE, les Renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé d’une organisation lorsque ces renseignements sont utilisés uniquement à des fins de communications d’affaires.

b) Renseignements sur la santé

• Mesures physiques pertinentes aux évaluations (p. ex., taille, poids)
• Antécédents médicaux personnels, y compris les allergies
• Antécédents médicaux familiaux, le cas échéant
• Dossiers ou rapports médicaux fournis par un fournisseur de soins de santé traitant
• Résultats d’examens médicaux, cliniques ou diagnostiques (notamment, le cas échéant, les analyses sanguines, l’imagerie, les tests audiométriques, les tests de la fonction pulmonaire et d’autres évaluations en santé au travail)
• Dates et résultats des consultations ou examens
• Constatations et conclusions découlant d’évaluations médicales ou de santé au travail

Pour les examens médicaux effectués en personne, à distance ou par correspondance avec des individus ou leurs fournisseurs de soins de santé traitants, WMC est tenue de collecter, d’organiser et de tenir à jour un dossier médical contenant les renseignements pertinents à l’évaluation et aux services fournis.

Sources des Renseignements personnels
Dans la mesure du possible, WMC collecte les Renseignements personnels directement auprès de l’individu concerné. Dans certaines circonstances, et avec le consentement approprié, WMC peut collecter des Renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment, sans s’y limiter :

• Employeurs
• Fournisseurs de soins de santé traitants ou consultants
• Assureurs ou administrateurs de régimes d’avantages sociaux

Dans des circonstances limitées, WMC peut collecter des Renseignements personnels auprès de sources autres que l’individu lorsque cela est justifié par une raison sérieuse et légitime, lorsque la collecte est dans l’intérêt de l’individu ou du programme de l’employeur, et lorsque les renseignements ne peuvent raisonnablement être obtenus auprès de l’individu en temps opportun, tel que permis par la loi.

Fins de la collecte
WMC collecte des Renseignements personnels à des fins qui varient selon la nature des services fournis. Ces fins peuvent comprendre, sans s’y limiter :

• La prestation de services de santé au travail, y compris les évaluations post-offre, les examens médicaux périodiques et les tests médicaux propres au poste ;
• La prestation de services de gestion de l’invalidité et de gestion des absences ;
• La prestation de services de mieux-être en milieu de travail et de promotion de la santé ;
• La prestation de formations en intervention d’urgence, en premiers secours et en santé et sécurité au travail ;
• Le soutien à l’administration des programmes, à l’assurance qualité, à la conformité réglementaire et à l’analyse statistique agrégée.

WMC ne collecte que les Renseignements personnels raisonnablement nécessaires aux fins identifiées.

Renseignements anonymes / non personnels
WMC peut collecter des renseignements anonymes ou non personnels qui n’identifient pas un individu. Ces renseignements ne peuvent pas être associés à une personne spécifique ni lui être retracés.

Par exemple, les sites Web et plateformes numériques de WMC peuvent collecter automatiquement certains renseignements anonymes lors d’une visite, tels que les pages consultées, le type de navigateur, le niveau de chiffrement et l’adresse de protocole Internet (IP). Ces renseignements sont utilisés uniquement à des fins analytiques, de sécurité et d’amélioration des services.

Les individus peuvent naviguer sur les sites Web de WMC sans fournir de Renseignements personnels, à moins qu’ils ne choisissent volontairement de le faire.

Propriété des Renseignements personnels
Les Renseignements personnels appartiennent à l’individu auquel ils se rapportent. La présente Politique décrit comment les individus peuvent demander l’accès à leurs Renseignements personnels, leur correction ou des copies de ceux-ci.
Le format, l’organisation, les systèmes et les outils utilisés pour collecter, stocker, traiter et gérer les Renseignements personnels, y compris les dossiers médicaux, les graphiques, les logiciels, les bases de données, les applications, les méthodologies et les processus, sont la propriété de WMC.

COMMENT WMC OBTIENT-ELLE LE CONSENTEMENT POUR L’UTILISATION ET LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Workplace Medical Corp. (« WMC ») obtient le consentement des individus avant de collecter, d’utiliser ou de divulguer des Renseignements personnels, sauf dans les cas autrement permis ou requis par la loi. Dans le contexte des services de santé au travail et des services connexes, le consentement est généralement obtenu par écrit avant tout examen médical, toute évaluation ou toute prestation de services.

Les Renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués uniquement aux fins décrites dans la présente Politique. En fournissant des Renseignements personnels à WMC, un individu reconnaît et consent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements conformément à la présente Politique.

La participation aux services de WMC est volontaire. Les individus ne sont pas tenus de fournir des Renseignements personnels ; toutefois, si le consentement n’est pas fourni, ou si certains renseignements sont retenus, WMC pourrait être dans l’impossibilité de compléter un examen médical, d’offrir des services spécifiques ou de formuler des recommandations appropriées. Dans le contexte des services de santé au travail ou de gestion de l’invalidité, la décision d’un individu de retenir des renseignements peut limiter la capacité de WMC à fournir des conseils, à effectuer un suivi ou à suggérer des alternatives appropriées.

Le consentement peut être retiré en tout temps en fournissant un avis écrit à WMC, sous réserve de restrictions légales, réglementaires ou contractuelles et d’exigences de préavis raisonnables. Le retrait du consentement peut affecter la capacité de WMC à continuer à fournir certains services.

Nos employés
Dans le cadre des activités quotidiennes, l’accès aux Renseignements personnels est limité aux employés, entrepreneurs et professionnels autorisés qui ont besoin d’y accéder à des fins professionnelles ou cliniques légitimes.
L’accès aux Renseignements sur la santé est limité aux professionnels de la santé réglementés (y compris les médecins, les infirmières et les techniciens) et à d’autres individus sur la base stricte du besoin de savoir, afin de soutenir la prestation de services, l’administration ou les obligations de conformité.

À titre de condition d’emploi ou d’engagement, tous les employés et entrepreneurs de WMC sont tenus de se conformer aux normes de confidentialité, aux politiques internes et aux lois et règlements applicables de WMC. Les employés reçoivent une formation sur les obligations en matière de protection de la vie privée et sont tenus de signer un code de conduite et/ou un accord de confidentialité qui interdit l’accès non autorisé aux Renseignements personnels ou leur divulgation.

L’accès non autorisé aux Renseignements personnels, leur utilisation ou leur divulgation par un employé ou un entrepreneur de WMC est strictement interdit et peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la résiliation de l’engagement.

Fournisseurs de services externes
Afin d’offrir certains services, WMC peut faire appel à des organisations externes ou à des professionnels de la santé pour exercer des fonctions spécialisées, telles que des évaluations médicales indépendantes, des tests diagnostiques ou d’autres services professionnels.

Dans ces circonstances, WMC peut divulguer des Renseignements personnels limités à des fournisseurs de services tiers de confiance, uniquement dans le but de leur permettre d’exécuter des services pour le compte de WMC. Ces divulgations sont effectuées avec le consentement approprié et uniquement lorsque le fournisseur de services a accepté de :

• Utiliser les Renseignements personnels uniquement aux fins autorisées ;
• Agir conformément aux instructions de WMC ; et
• Se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et aux principes énoncés dans la présente Politique.

WMC demeure responsable de la protection des Renseignements personnels qui sont traités ou gérés par des fournisseurs de services tiers agissant en son nom.

DANS QUELLES CIRCONSTANCES WMC UTILISERAIT-ELLE OU DIVULGUERAIT-ELLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SANS CONSENTEMENT ?
Il existe des circonstances limitées dans lesquelles l’utilisation ou la divulgation de Renseignements démographiques et/ou de Renseignements sur la santé peut être justifiée, permise ou requise sans le consentement d’un individu, conformément aux lois applicables.

Ces circonstances peuvent comprendre les suivantes :

Exigences légales et réglementaires
Lorsque requis par la loi, un règlement ou une ordonnance ou une exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif, d’un organisme de réglementation ou d’une autre autorité gouvernementale. Dans de tels cas, WMC ne divulgue que les renseignements spécifiquement requis et prend des mesures raisonnables pour confirmer que la demande est légale et dûment autorisée.

Protection de la vie, de la santé ou de la sécurité
Lorsque WMC a des motifs raisonnables de croire que la divulgation est nécessaire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens d’un individu ou d’un groupe identifiable, y compris dans des circonstances impliquant une urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’un individu.

Droits et recours juridiques
Lorsque la divulgation est nécessaire pour établir, exercer ou défendre les droits juridiques de WMC, poursuivre les recours disponibles ou limiter les dommages potentiels que WMC pourrait subir.

Renseignements accessibles au public
Lorsque les renseignements sont accessibles au public et que leur utilisation ou divulgation est permise par la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Divulgation minimale nécessaire et notification
Dans tous les cas où des Renseignements personnels sont utilisés ou divulgués sans consentement, WMC limite les renseignements divulgués à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins identifiées. Lorsque la divulgation se produit dans le contexte d’une urgence impliquant une menace à la vie, à la santé ou à la sécurité, WMC informera, le cas échéant et dans la mesure permise par la loi, l’individu de la divulgation après coup.

WMC ne vend, n’échange, ne troque ni ne cède des Renseignements personnels à titre onéreux, en aucune circonstance.

EXACTITUDE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Workplace Medical Corp. (« WMC ») s’appuie sur les Renseignements personnels, y compris les Renseignements sur la santé, pour soutenir les évaluations médicales, la prestation de services et les décisions connexes. Il est donc important que les Renseignements personnels collectés et conservés par WMC soient exacts, à jour et complets aux fins pour lesquelles ils sont utilisés.

WMC prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les Renseignements personnels en sa possession sont exacts et à jour au moment de leur collecte et tout au long de leur utilisation, conformément aux exigences de prestation de services et de conformité réglementaire.

Les individus qui ont fourni des Renseignements personnels à WMC peuvent demander l’accès à leurs renseignements afin d’en vérifier l’exactitude et demander des corrections, le cas échéant.

Les demandes d’accès aux Renseignements personnels doivent être soumises par écrit. Dès réception d’une demande, WMC fournira au demandeur une estimation raisonnable des coûts applicables associés à la localisation, à la reproduction ou à la transmission des dossiers demandés, y compris les coûts liés au temps du personnel et à la reproduction, tel que permis par la loi.

Lorsque la demande porte sur des Renseignements sur la santé, et lorsque cela est requis ou approprié, un professionnel de la santé réglementé peut examiner les renseignements avec l’individu ou avec le personnel autorisé à faciliter l’accès, conformément aux normes professionnelles et aux exigences légales applicables.

Si un individu souhaite consulter les dossiers originaux, l’accès sera supervisé par le personnel autorisé de WMC afin de préserver l’intégrité et la sécurité des dossiers. Les demandes de consultation des dossiers originaux doivent être faites par écrit, et WMC fournira une estimation raisonnable des coûts pour toute transcription, reproduction ou transmission de renseignements associée.

CORRECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Si un individu qui a fourni des Renseignements personnels à Workplace Medical Corp. (« WMC ») croit que les renseignements détenus par WMC sont inexacts, incomplets ou dépassés, l’individu peut demander que les renseignements soient corrigés.

Après vérification de la correction demandée, WMC mettra à jour les Renseignements personnels selon le cas et, sur demande, fournira à l’individu une confirmation ou une copie des renseignements corrigés, sous réserve des exigences légales applicables.

Toutes les demandes d’accès aux Renseignements personnels ou de correction de ceux-ci doivent être soumises à WMC par écrit. WMC répondra aux demandes d’accès ou de correction en temps opportun et, dans tous les cas, dans les délais requis par la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Lorsqu’un délai supplémentaire est requis pour répondre à une demande, ou lorsque WMC est dans l’impossibilité d’accorder une demande d’accès ou de correction, WMC fournira à l’individu une explication écrite, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire. Lorsqu’une prolongation s’applique, WMC informera l’individu du nouveau délai de réponse et des raisons de la prolongation.

CONSERVATION ET ÉLIMINATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Workplace Medical Corp. (« WMC ») conserve les Renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour accomplir les fins pour lesquelles ils ont été collectés, soutenir la prestation de services et se conformer aux exigences légales, réglementaires et professionnelles applicables. Les périodes de conservation varient selon la nature des renseignements, le type de service fourni et les obligations législatives ou réglementaires pertinentes.

Dans certains cas, les Renseignements personnels peuvent être conservés au-delà de la fin de la relation d’un individu avec WMC lorsque cela est nécessaire pour traiter des questions de suivi, répondre à des demandes de renseignements, gérer les risques ou se conformer aux exigences légales ou réglementaires. Dans tous les cas, les renseignements ne sont conservés que pendant la période minimale raisonnablement requise à ces fins.

Les Renseignements sur la santé sont conservés conformément aux lois fédérales et provinciales applicables, aux normes professionnelles et aux règlements en matière de santé. Selon la nature du service et la juridiction, les périodes de conservation des dossiers médicaux peuvent s’étendre sur des périodes importantes, y compris jusqu’aux délais prescrits par la législation provinciale applicable en matière de santé et sécurité ou de renseignements sur la santé.

Lorsque les Renseignements personnels ne sont plus requis aux fins de WMC, ils sont détruits, supprimés, effacés ou anonymisés de manière sécurisée, d’une façon qui protège la confidentialité et la vie privée et qui est conforme aux lois et règlements applicables. Les méthodes d’élimination sont adaptées à la sensibilité des renseignements et peuvent comprendre le déchiquetage sécurisé des dossiers physiques et la suppression ou l’anonymisation sécurisée des dossiers électroniques.

Lorsque des fournisseurs de services tiers sont engagés pour soutenir la destruction ou l’élimination sécurisée des Renseignements personnels, ces fournisseurs sont tenus de respecter des obligations contractuelles en matière de confidentialité et de protection de la vie privée conformes à la présente Politique et à la législation applicable.

SÉCURITÉ
Workplace Medical Corp. (« WMC ») utilise une combinaison de mesures de protection administratives, techniques et physiques pour protéger les Renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation, la modification inappropriée ou l’utilisation abusive, la perte ou le vol. Les mesures de sécurité sont conçues pour être adaptées à la sensibilité des renseignements et à la nature des services fournis.

L’accès aux Renseignements personnels est limité aux employés, entrepreneurs et professionnels autorisés qui ont besoin d’y accéder à des fins professionnelles ou cliniques légitimes. Les privilèges d’accès sont attribués en fonction du rôle et des responsabilités et sont examinés périodiquement.

1. Dossiers clients
Les dossiers clients électroniques sont conservés dans des environnements sécurisés avec un accès contrôlé et restreint. Les dossiers physiques sont conservés dans des classeurs verrouillés et ignifuges ou dans des zones d’archivage sécurisées dotées de protections environnementales et de sécurité appropriées. L’accès aux zones de stockage des dossiers physiques et électroniques est limité au personnel autorisé uniquement.

2. Sécurité électronique
WMC gère ses systèmes d’information à l’aide de pratiques de sécurité conformes aux normes reconnues de l’industrie. Les contrôles et pratiques de sécurité sont examinés régulièrement et mis à jour à mesure que les technologies, les risques et les attentes réglementaires évoluent.
La sécurité est intégrée aux systèmes d’information et aux processus de WMC, y compris les systèmes utilisés pour stocker, transmettre et accéder aux Renseignements personnels. Les mesures de protection techniques peuvent comprendre des contrôles d’authentification, la journalisation des accès, la surveillance et d’autres mesures adaptées à la sensibilité des renseignements.

Lorsque WMC exploite des sites Web, des applications Web ou des plateformes numériques qui collectent ou stockent des Renseignements personnels, le chiffrement et d’autres mesures de protection sont utilisés pour renforcer la sécurité lorsque des individus accèdent à des zones sécurisées. L’accès aux systèmes ou applications de WMC contenant des Renseignements personnels nécessite des identifiants d’authentification appropriés et des contrôles de sécurité pour prévenir l’accès non autorisé.

Communication des Renseignements personnels à WMC
WMC cherche à équilibrer la sécurité, l’efficacité et la praticité dans ses communications avec ses clients et les individus. Selon la nature et la sensibilité des renseignements et les circonstances, WMC peut utiliser différentes méthodes de communication.

Le cas échéant, des méthodes de communication sécurisées ou chiffrées peuvent être utilisées. Dans certaines circonstances, des méthodes de communication moins sécurisées, comme le courriel standard, peuvent être utilisées avec la connaissance ou le consentement du destinataire. Les individus doivent être conscients que les communications par courriel standard peuvent ne pas être entièrement sécurisées et peuvent comporter des risques si elles sont interceptées ou mal acheminées.

Les individus sont encouragés à communiquer avec WMC s’ils ont des préoccupations concernant les méthodes de communication ou s’ils nécessitent des alternatives sécurisées pour la transmission de renseignements sensibles.

SITE WEB ET PLATEFORMES NUMÉRIQUES DE WMC
Workplace Medical Corp. (« WMC ») donne accès à des sites Web accessibles au public, ainsi qu’à des plateformes numériques sécurisées et à des portails clients utilisés pour soutenir la prestation de services et l’administration des programmes.

Lorsque des individus visitent les sites Web ou les plateformes numériques de WMC, les serveurs de WMC peuvent collecter automatiquement certains renseignements techniques et d’utilisation, tels que le nom de domaine, la date et l’heure d’accès, les pages visitées, le type de navigateur et d’autres données techniques connexes. Ces renseignements sont collectés et utilisés sous forme agrégée à des fins internes uniquement, notamment pour :

• Gérer et maintenir les sites Web et les plateformes numériques de WMC
• Surveiller les performances et diagnostiquer les problèmes techniques
• Améliorer les fonctionnalités, le contenu et l’expérience utilisateur du site Web
• Soutenir la surveillance de la sécurité et l’intégrité des systèmes

Lorsque des individus fournissent volontairement des renseignements par l’entremise de formulaires en ligne, de sondages, d’inscriptions ou d’abonnements (comme des bulletins d’information électroniques), ces renseignements sont collectés et utilisés aux fins divulguées au moment de la collecte et conformément à la présente Politique.

Témoins et technologies similaires
Les sites Web de WMC peuvent utiliser des témoins ou des technologies similaires pour soutenir les fonctionnalités, améliorer l’expérience utilisateur et recueillir des renseignements d’utilisation agrégés. Les témoins sont de petits fichiers de données qui peuvent être stockés sur l’appareil d’un utilisateur lors de la visite d’un site Web.

La plupart des navigateurs Web sont configurés pour accepter les témoins par défaut. Les individus peuvent choisir de modifier les paramètres de leur navigateur pour refuser les témoins ou pour recevoir des alertes lorsque des témoins sont utilisés. Veuillez noter que la désactivation des témoins peut limiter l’accès à certaines fonctionnalités des sites Web ou des plateformes numériques de WMC.

MODIFICATION DES PRATIQUES DE WMC ET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
La présente Politique de confidentialité est en vigueur depuis février 2026 et a été en vigueur, sous des formes antérieures, depuis le 1er janvier 2004. WMC examine régulièrement ses pratiques en matière de protection de la vie privée et la présente Politique afin de refléter les changements dans les services, les technologies, les exigences légales et les attentes réglementaires.

Toute révision de la présente Politique sera publiée sur le site Web de WMC. Sauf si la loi l’exige autrement, les modifications s’appliqueront aux Renseignements personnels collectés après la date d’entrée en vigueur de la Politique révisée, ainsi qu’aux Renseignements personnels déjà sous la garde ou le contrôle de WMC.

NOUS JOINDRE – QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS CONCERNANT LA PRÉSENTE POLITIQUE
Les individus qui ont des questions ou des préoccupations concernant :

• l’accès à leurs Renseignements personnels ;
• la collecte, l’utilisation, la gestion ou la divulgation de Renseignements personnels ; ou
• la présente Politique de confidentialité,

peuvent communiquer par écrit avec le responsable de la protection de la vie privée désigné de Workplace Medical Corp.
WMC s’engage à maintenir et à protéger les Renseignements personnels sous son contrôle. À l’appui de cet engagement, WMC a désigné une personne (et, le cas échéant, des personnes supplémentaires) responsable d’assurer la conformité à la présente Politique et à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Les questions, préoccupations ou suggestions concernant la présente Politique doivent être soumises par écrit à :
Responsable de la protection de la vie privée

Workplace Medical Corp.
130, rue Wilson
Hamilton (Ontario) Canada L8R 1E2
Télécopieur : (905) 522-0425
Courriel : contact@workplacemedical.com

WMC répondra aux demandes d’accès aux Renseignements personnels ou aux demandes liées à la protection de la vie privée aussi rapidement que possible et, dans tous les cas, dans les délais requis par la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Lorsqu’un délai supplémentaire est requis, ou lorsqu’une demande ne peut être accordée, WMC fournira une explication écrite, sous réserve de toute restriction légale, et informera l’individu de la raison de la prolongation ou du refus ainsi que des prochaines étapes applicables.

Les individus qui estiment que leurs droits à la vie privée ont été violés peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le Commissaire à la protection de la vie privée agit à titre d’ombudsman indépendant et peut chercher à résoudre les plaintes par voie d’enquête, de médiation et d’autres moyens appropriés.

Pour de plus amples renseignements sur le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le processus de plainte, consultez : https://www.priv.gc.ca