L’impératif du suivi de la gestion des absences : Pourquoi beaucoup d’entreprises ne sont pas à la hauteur
Selon le Conference Board du Canada, l’absentéisme coûte 16,6 milliards de dollars par année aux entreprises canadiennes, mais seulement 46 % d’entre elles font un suivi actif des absences, et 52 % d’entre elles affirment qu’il ne s’agit pas d’un besoin urgent.
Une part importante des coûts liés aux absences est évitable. La réduction des absences évitables commence par le suivi et la mesure. Si le coût de l’absentéisme figurait sur le compte de résultat, le directeur des finances lui accorderait beaucoup plus d’attention (et de ressources).
Alors pourquoi tant d’entreprises ne suivent-elles pas les coûts de l’absentéisme?
Défis du suivi des absences
- Systèmes dépassés.
Obtenir des données précises sur l’absentéisme peut être difficile. De nombreuses entreprises utilisent encore des systèmes obsolètes, tels que des méthodes Excel ou papier, pour suivre les absences des employés. Ces systèmes sont inefficaces et sujets à des erreurs, ce qui entraîne un arriéré de travail et des erreurs potentielles.
À mesure que les entreprises se développent, ces systèmes deviennent de plus en plus inadéquats, ce qui rend difficile pour les responsables RH et les chefs d’équipe de surveiller efficacement les absences.
- Processus manuels
La consignation et le suivi manuels des absences des employés peuvent être fastidieux, longs et sujets à des erreurs humaines.
Les gestionnaires des RH investissent souvent beaucoup de temps et d’efforts dans le suivi manuel des présences, ce qui peut entraîner des inexactitudes et des écarts de paie.
En outre, les processus manuels limitent la prise de décision basée sur les données en raison d’un manque d’informations en temps réel.
Lors d’une vérification du programme de gestion des absences effectuée par Workplace Medical Corp. pour le compte du Hamilton-Wentworth District School Board (HWDSB), l’un des sujets de préoccupation était que l’ensemble du processus se faisait sur papier et manquait de communication et de soutien de personne à personne. Ce processus n’a pas permis d’établir un engagement efficace chez les employés, ignorant leurs exigences en matière de santé et de mieux-être.
- Différencier les types d’absences
Toutes les absences ne se ressemblent pas. Distinguer l’absentéisme chronique de l’absentéisme occasionnel peut être difficile, mais il est essentiel pour s’attaquer aux causes profondes.
- Absentéisme chronique : Absence fréquente et persistante d’une personne sur son lieu de travail. Il est généralement traité trop tard en raison d’un manque d’outils de suivi des absences et de mauvaises politiques.
- Absentéisme occasionnel : Absences normales qui ne peuvent être planifiées pour des jours de maladie, des soins aux enfants, des problèmes ménagers, etc. Il n’a pas d’impact sur la productivité des travailleurs.
- Manque d’orientation stratégique
Si la gestion des absences n’est pas perçue comme un enjeu stratégique, il y a moins de motivation et d’exigence pour le suivi. Un plan stratégique visant à réduire les absences évitables nécessite des données pour suivre les buts et objectifs et pour l’analyse.
Nos vérifications de gestion des absences confirment que les organisations qui n’ont pas de plan stratégique pour gérer les absences ne suivent pas suffisamment l’absentéisme dans les détails requis. Consultez notre étude de cas pour le Hamilton Wentworth District School Board.
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Surmonter les défis du suivi des absences
- Systèmes de gestion des absences
Les entreprises doivent investir dans des systèmes automatisés de gestion des absences pour relever ces défis. Le fait de lier l’investissement dans l’automatisation à un plan stratégique plus vaste pour réduire les absences évitables devrait permettre de surmonter toute objection de coût.
Ces systèmes offrent des fonctionnalités conviviales, des données en temps réel et une collaboration transparente, permettant un suivi plus efficace et précis des absences des employés. Un gain de temps pour les employeurs signifie plus de temps pour s’attaquer aux tâches principales, ce qui augmente la productivité.
De plus, le système de gestion des absences devrait être basé sur des règles pour automatiser et mettre en œuvre équitablement vos politiques de gestion des absences.
- Centres d’appels
L’une des « fuites » les plus importantes dans un programme de gestion des absences est le fait de ne pas obtenir rapidement des renseignements exacts sur les absences. Trop souvent, des messages vocaux sont laissés, ou le superviseur tarde à entrer l’absence ou à la communiquer aux RH et aux autres intervenants.
Un centre d’appels pour répondre aux appels d’absence fait en sorte que les données sont saisies à partir du « Jour 0 » et que les bonnes questions sont posées pour enregistrer correctement l’absence. Le centre d’appels entrerait alors les données dans votre système de gestion des absences.
Le système de gestion des absences devrait alors être capable de communiquer automatiquement l’absence pour offrir « la bonne information aux bonnes personnes au bon moment ». Par exemple, si une règle est enfreinte, le service des RH doit en être avisé. S’il s’agit d’un congé médical prolongé, le service de la médecine du travail doit être notifié
Avantages d’un suivi et d’une mesure efficaces
Un suivi et une mesure efficaces de l’absentéisme répondent aux exigences essentielles d’un programme efficace de gestion des absences.
- Intervention précoce
Le suivi à partir du « Jour 0 » et la transmission précoce de l’information aux bonnes personnes évitent les absences et aident à éviter les pertes de temps évitables.
- Appui aux superviseurs
Des outils de suivi adéquats permettent aux superviseurs de disposer de données exploitables, ce qui leur permet de lutter efficacement contre l’absentéisme.
- Analyse prospective
Alors que les logiciels RH se concentrent principalement sur les personnes présentes, alors que les logiciels d’absence mettent l’accent sur les personnes manquantes, ce qui soulève des questions concernant les mesures proactives
- Gestion du programme
Des systèmes efficaces agissent comme des « verrous sur le portail », garantissant qu’il n’y a pas de fuites dans le processus et que l’absentéisme est géré efficacement
En savoir plus sur les avantages d’un suivi et d’une mesure efficaces
Comment Workplace Medical Corp. peut vous aider
Les conseillers en gestion des absences de Workplace Medical Corp peuvent travailler avec vous pour examiner votre programme de gestion des absences et comprendre les coûts totaux et les « fuites » dans votre programme qui mènent à des absences évitables.
Nous travaillons ensuite avec vous pour élaborer un plan stratégique pluriannuel et continuer à soutenir la mise en œuvre. Nous avons travaillé avec des organisations des secteurs privé et public, obtenant des résultats significatifs et mesurables. Notre stratégie de gestion des absences a permis à l’Hôpital général de Guelph de réduire l’absentéisme de 25 % (16 à 12 jours par année), ce qui a mené à des économies annuelles de 2,8 millions de dollars.
Notre logiciel avancé de gestion des absences et notre centre d’appels intégré garantissent une intégration transparente de ces stratégies dans vos processus existants. En vous associant à nous, vous accédez aux outils et à l’expertise requis pour faire de la gestion de l’absentéisme une partie intégrante de vos opérations.
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En conclusion, Workplace Medical Corp. propose des solutions pratiques au défi du suivi des absences. Nous nous concentrons sur les résultats, pas sur les mots à la mode. En rationalisant le processus grâce à des systèmes automatisés et en fournissant des données en temps réel, nous aidons les entreprises à économiser du temps et des ressources. Nous comprenons la nécessité d’une approche stratégique et d’une intervention précoce, ce qui se traduit par des économies et une amélioration de la productivité.
Workplace Medical Corp. est votre partenaire pour une gestion efficace des absences, offrant des avantages tangibles pour votre organisation. Contactez-nous dès aujourd’hui pour explorer comment nous pouvons faire une différence pour vous.