Introduction
Une gestion efficace des absences n’est pas seulement une tâche administrative; c’est une fonction stratégique qui, lorsqu’elle est soutenue par la bonne technologie, peut améliorer la productivité, la satisfaction des employés et même vos résultats.
Nous avons passé en revue les défis liés au suivi et à la mesure des absences et avons noté que, selon le Conference Board du Canada, 46 % des organisations disent ne pas assurer un suivi adéquat des absences.
Dans cet article, nous passons en revue les outils et logiciels de suivi des absences à rechercher pour surmonter les obstacles et mettre en œuvre une stratégie de gestion des absences fondée sur les meilleures pratiques.
Votre stratégie de gestion des absences devrait tenir compte des principes clés de la gestion des absences :
- Intervention précoce
- Suivi et mesure
- Clarté des politiques et application équitable des politiques
- Le suivi du temps et de l’assiduité n’est pas la gestion des absences
- Si le superviseur ne fait pas partie de la solution, il fait partie du problème. Donnez-lui les outils et les données dont il a besoin.
- Toutes les absences ne sont pas identiques
- « La bonne information à la bonne personne au bon moment »
Harmoniser les logiciels avec les meilleures pratiques en gestion des absences
Ce que votre logiciel de gestion des absences devrait fournir, ce sont des fonctionnalités qui vous aident à mettre en œuvre votre stratégie et vos meilleures pratiques de gestion des absences.
Le logiciel de gestion des absences doit servir d’outil de première ligne convivial pour vos superviseurs et gestionnaires connectés à votre système d’information sur les ressources humaines.
Voici comment un logiciel d’absence peut soutenir la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des absences fondée sur les meilleures pratiques :
- Intervention précoce
- Les données ne sont pas que des chiffres; c’est un outil de gestion proactive. Des analyses avancées peuvent vous aider à identifier les tendances en matière d’absence très tôt, ce qui permet une intervention rapide. Le fait d’avoir un logiciel présentant les tendances des absences des employés ainsi que des comparaisons entre une absence moyenne et une absence chronique peut être essentiel à une intervention précoce.
- De plus, avoir un centre d’appels 24h/24 et 7j/7 pour signaler les absences aide à repérer les absences évitables au jour 0. Ces fonctionnalités favorisent une approche préventive plutôt que réactive, respectant le principe d’intervention précoce.
- Le suivi précis et la surveillance en temps réel
- La pierre angulaire d’une gestion efficace des absences est un suivi précis. Les logiciels avec surveillance de l’assiduité en temps réel et catégories personnalisées vous assurent d’être toujours au courant des présences et des absences, permettant ainsi une prise de décision basée sur les données.
- De plus, la mesure va de pair avec le suivi, car elle nous aide à comprendre le coût financier des absences des employés. La formule utilisée pour mesurer le coût des absences correspond aux heures prévues, divisées par les heures réelles travaillées, multipliées par le taux de rémunération
- Clarté des politiques par l’automatisation.
- Des politiques claires sont essentielles à la transparence et à l’équité. Un logiciel moderne de gestion des absences peut automatiser les flux de travail basés sur des règles, garantissant que vos politiques sont appliquées de manière cohérente dans tous les domaines. Cela permet non seulement d’éliminer les erreurs humaines, mais aussi de renforcer les lignes directrices établies par l’organisation.
- Le suivi du temps et de l’assiduité n’est pas la gestion des absences
- Il est crucial de faire la distinction entre la gestion du temps et des présences et la gestion des absences. Les systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH) sont conçus comme un outil permettant au service des RH d’assurer le paiement et le suivi appropriés des renseignements sur les employés. La gestion des absences est généralement ajoutée comme un module supplémentaire sans l’automatisation des processus et le suivi spécifiques requis par votre stratégie de gestion des absences.
- Le facteur de différenciation le plus significatif entre le logiciel SIRH et le logiciel de gestion des absences est lié à la nature prospective de ce dernier, spécialement conçu pour offrir les données essentielles nécessaires à une planification méticuleuse du retour au travail.
- Cohérence grâce à l’accès basé sur les rôles
- La cohérence est essentielle à une gestion équitable des absences. Un logiciel avec accès basé sur les rôles garantit que les gestionnaires et le personnel des RH disposent du niveau d’information approprié, en maintenant une approche uniforme de la façon dont les absences sont gérées et documentées. Il permet un soutien supplémentaire pour assurer un flux de travail fluide et les employés reçoivent l’aide dont ils ont besoin pour rester productifs. « La bonne information à la bonne personne au bon moment »
- Établir un environnement favorable grâce au libre-service des employés
- Les fonctions de libre-service des employés permettent à ceux-ci de gérer leurs congés de façon autonome, ce qui favorise un sentiment de contrôle et d’appréciation chez les employés. Cet environnement favorable peut réduire considérablement les absences imprévues et remonter le moral général.
- Comprendre les différents types d’absences
- Différents types d’absences ont un impact variable sur la productivité. Par exemple, une absence d’une journée en raison d’un rhume peut avoir des effets minimes sur la productivité, tandis que les congés médicaux fréquents et de longue durée peuvent perturber considérablement le déroulement du travail et les projets. Une excellente compréhension des diverses absences est essentielle pour régler les problèmes sous-jacents et mettre en œuvre les mesures appropriées.
En savoir plus sur les meilleures pratiques de gestion des absences
Caractéristiques et fonctionnalités à rechercher dans le logiciel d’absence
Le logiciel d’absence dispose de fonctionnalités qui peuvent améliorer le flux de travail des gestionnaires et des superviseurs grâce à un tableau de bord sur la page d’accueil, des rapports en temps réel et une analyse des tendances. Il permet aux employés de signaler les absences directement aux gestionnaires et aux superviseurs en toute simplicité, assurant ainsi une réponse rapide à leurs besoins.
- Processus simple de notification d’absence
- Automatisez le processus de notification d’absence : le logiciel d’absence recueille des données auprès de l’agent du centre d’appels, vérifie la conformité aux politiques et envoie un courriel au gestionnaire pour l’aviser de l’absence. Le gestionnaire peut alors se connecter au logiciel pour reconnaître l’absence.
- Personnalisable pour votre organisation
- Configurable pour répondre aux besoins de votre entreprise et aux politiques d’absence. La possibilité de personnaliser est essentielle à la mise en œuvre des règles de votre politique d’absence afin d’assurer la cohérence avec votre stratégie et le logiciel.
- Tableau de bord sur la page d’accueil
- Un tableau de bord sur la page d’accueil fournit un guichet unique pour afficher les indicateurs clés tels que les absences pour la journée, les tendances des absences, les notifications en temps réel et plus encore. Avec des widgets configurables, il peut répondre aux besoins de votre entreprise et est personnalisable pour chaque gestionnaire et superviseur.
- Affichage du calendrier pour l’analyse des tendances
- Une vue calendrier qui peut différencier et afficher chaque type d’absence, grâce à une vue sur 12 mois et une vue employé, vous permettant de repérer les irrégularités dans le système.
- Processus d’approbation simplifié
- Facilitez l’implication des superviseurs sans perdre de temps précieux et de productivité. Le type d’absence, la durée, le motif, les détails de l’employé et les absences antérieures sont visibles directement depuis le volet d’approbation des absences. Cela peut être fait directement à partir d’une notification par courriel, ce qui le rend efficace.
Comment WMC peut aider
Nos conseillers en gestion des absences peuvent travailler avec vous pour élaborer et revoir votre stratégie et vos politiques en matière d’absences, en s’assurant qu’elles respectent les meilleures pratiques et produisent des résultats.
Une fois que vous avez la stratégie, nous pouvons vous aider à la mettre en œuvre avec notre logiciel complet de gestion des absences et notre centre d’appels, conçus pour mettre en œuvre des programmes de gestion des absences.
En alignant stratégiquement les fonctionnalités logicielles sur les meilleures pratiques organisationnelles, vous transformez la gestion des absences d’un défi de taille en un atout stratégique. Il en résulte un environnement de travail plus efficace, plus transparent et plus favorable qui profite à la fois aux employés et à l’organisation.
Réservez une démonstration dès aujourd’hui et transformez votre système de gestion des absences grâce à un logiciel.